Poste à combler : Adjoint.e administratif.ive (contrat de 8 semaines dans le cadre du programme Emploi Été Canada)
Grands Frères Grandes Soeurs du Grand Montréal
3155, rue Hochelaga, bureau 202, Montréal
Offre d’emploi : Temps complet – Du 20 juin au 19 août 2022 – 35 heures/semaine
Description de l’organisme :
Grands Frères Grandes Soeurs du Grand Montréal (GFGSGM) est une organisation dédiée au développement des enfants et des jeunes qui vivent des difficultés personnelles et socio-économiques, ainsi que de leurs familles. Notre organisme propose des services professionnels de mentorat, des opportunités de développer des forces personnelles et des compétences interpersonnelles qui favorisent, à long terme, une vie saine.
Responsabilités :
La personne titulaire du poste agit à titre d’adjoint.e administratif.ve et supporte la direction générale et clinique dans les tâches administratives et de secrétariat dont elles ont besoin. De plus, la personne titulaire du poste apporte du support aux responsables au mentorat dans la gestion documentaire des dossiers ainsi que dans les communications avec les bénévoles, les parents et les enfants (envoi de communiqués, suivi de certains formulaires, etc.) dans le respect des normes nationales des Grands Frères Grandes Sœurs du Canada.
Rôle:
- Assure l’accueil téléphonique et distribue les appels aux personnes concernées.
- Procède à l’accueil des personnes et la réception des marchandises aux bureaux de GFGSGM lors des journées au cours desquelles le service est assuré en présentiel.
- Met en page, corrige et envoie toute documentation et correspondance requise par GFGSGM.
- Réceptionne, classe et gère les éléments de bureautique et documentaire.
- Effectue toutes les entrées de données nécessaires et tient à jour les registres, ainsi que la base de données de GFGSGM.
- Procède à l’ouverture des dossiers physiques et numériques (via notre CRM) des candidats bénévoles et enfants/parents.
- Convoque les personnes pour les sessions d’information et s’assure que la documentation est prête lors de la rencontre.
- Assiste les responsables au mentorat dans la gestion documentaire des différents dossiers de l’organisme.
- Met à jour et compile les données statistiques requises par GFGSGM.
- Distribue les dons en service (Billets de hockey ou autres, etc.) selon la méthode choisie, auprès des bénévoles.
Admissibilité :
*Pour être admissibles au programme Emploi Été Canada, les personnes doivent :
- être âgées de 15 à 30 ans au début de l’emploi;
- être citoyennes canadiennes, résidentes permanentes ou désignées comme réfugiées en vertu de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés pour la durée de l’emploi; et,
- avoir un numéro d’assurance sociale valide au début de l’emploi et être légalement autorisées à travailler au Canada conformément aux dispositions législatives réglementaires en vigueur dans la province.
Compétences requises
Aptitudes et compétences personnelles :
Pour bien exécuter ses tâches, la personne occupant ce poste doit démontrer qu’elle peut assumer la plupart ou la totalité des responsabilités clés.
- Posséder une excellente connaissance des logiciels de traitement de texte
- Posséder des habiletés supérieures d’organisation
- Maîtriser le français à l’oral et à l’écrit et posséder une bonne connaissance de l’anglais
- Capacité à travailler au sein d’une équipe et à prendre des initiatives personnelles
- Capacité à travailler à distance et de manière autonome
- Connaître les fonctionnalités de Eudonet sera considéré comme un atout
Ce que nous offrons :
Un salaire de 18.32$/heure et un bel été passé en notre compagnie !
Notre organisme intègre la diversité et l’inclusion au cœur de ses pratiques, tant au niveau de notre clientèle que de notre équipe. Nous invitons donc toutes et tous les candidat.es issu.es de la diversité à faire application.
Merci de faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation à Marine Papin, directrice générale adjointe et responsable des ressources humaines :